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Manual del Administrador

Esta parte del manual es para usuarios que administran cuentas. Un administrador tiene acceso a la pestaña de navegación principal de “Administrar usuarios”, la  cual controla principalmente a los usuarios de una cuenta mediante la creación de grupos de reporte, vista de informes de utilización y el control de lo que se comparte entre usuarios.

 

 

La pestaña de navegación de “Administrar usuarios” contiene cinco pestañas de contenido: “Perfiles”, “Grupos”, “Informes”, “Compartir” y “Correo electrónico”.

Perfiles

 

La pestaña de contenido de “Perfiles” permite al administrador de cuenta añadir usuarios nuevos, editar la información del usuario actual, enviar correo de activación a usuarios recientes, desactivar o eliminar a usuarios actuales de la cuenta.

Añadir usuarios a la cuenta

 

Para añadir un nuevo usuario

 

1. Haga clic al interior del tabulador de “Perfiles” para el enlace “Agregar usuario nuevo” bajo la columna “Agregar usuarios”.

 

 

2. Llene el formato de “Información del usuario” dando el mismo nombre y apellido,    correo electrónico; puede seleccionar un grupo para informes cuando está cargando documentos, zona horaria, y una fotografía (ésta última es opcional).

 

 

3. (Opcional) A continuación, llene los espacios de “Información de contacto”: número de teléfono y fax.

 

 

4. Decida si este usuario puede o no entregar documentos, o solamente ser lector. También decida si puede entregar a una zona de almacenamiento privada.

 

 

5. Decida si este usuario puede o no compartir carpetas con otros usuarios.

 

 

6. Decida si este usuario puede o no ser administrador. Los administradores de cuenta tienen la habilidad de crear y eliminar usuarios.
 

 

7. Haga clic en el botón de “Crear” para añadir usuario a la cuenta.

 

 

Se puede subir una lista de usuarios a una cuenta si el administrador tiene múltiples usuarios por registrar.

 

Para subir una lista de usuarios

 

1. Haga clic dentro del tabulador de “Perfiles” y en el enlace “Cargar lista de usuarios” bajo la columna de “Agregar usuarios”.

 

 

2. Para obtener un ejemplo de archivos 2. de lista de usuario apropiadamente formateados, haga clic en el enlace de “Vea ejemplos” en la parte inferior de la página. 

 

 

3. Haga clic en el botón de “Seleccionar archivo” y ubique el archivo que contiene la lista de usuarios en su computadora. Haga clic en “Cargar” para subir la lista.

 

 

4. Una vez que el archivo haya subido, se desplegará  una lista de usuarios registrados. Haga clic en el enlace de “Ver perfil” para personalizar los ajustes de cada usuario registrado en la lista de usuarios.

 

 

Cuando registre a un usuario, se le enviará a éste un correo electrónico de activación. Si el administrador de la cuenta requiere reenviar el email de activación, debe hacer clic en el enlace “Administrar usuarios” en la parte superior de la página y hacer clic en el botón de “Editar” a la derecha del nombre de la persona que requiere que le sea enviado un correo de activación.

 

 

Se abrirá la página de editar la información del usuario; para enviar el email de activación, haga clic en el botón verde de “Enviar activación”.

 

 

Los administradores de cuenta pueden editar la información del usuario desde la página de editar información del usuario haciendo clic en el botón de “Editar”. Esa página es idéntica a la de “Agregar usuario nuevo”. Si ha cambiado algo de la información, haga clic en el botón “Actualizar” para guardar los cambios.

Desactivar a un usuario 

 

Solamente los administradores de cuenta podrán desactivar usuarios de la cuenta. Para desactivar, haga clic en el botón de edición a la derecha del nombre del usuario a ser desactivado. Al interior de la página de “Editar información de usuario”, haga clic en el botón de “Desactivar este usuario” para inhabilitar al mismo.

 

 

Nota: Todos los archivos asociados con este usuario NO serán eliminados; permanecerán visibles para los administradores. No obstante, el usuario inhabilitado ya no podrá acceder a la cuenta.

 

Una vez que un usuario haya sido desactivado, puede ser reactivado o eliminado de una cuenta de forma definitiva. Reactivar al usuario permite al mismo el acceso a la cuenta nuevamente y a todos los documentos y carpetas entregados. Para activar a un usuario que ha sido inhabilitado, haga clic en el botón de “Editar” al lado de los usuarios inactivos en la página de “Administrar usuarios”. A continuación, haga clic en el botón de “Activar” usuario para reactivar al mismo.

 

Eliminar a un usuario

 

Solamente los administradores de cuenta pueden eliminar usuarios de ésta. Para eliminar un usuario, haga clic en el botón de “Editar” a la derecha del nombre del usuario que ha sido desactivado. Al interior de la página de “Editar información del usuario”, haga clic en el botón de “Eliminar usuario” para inhabilitarlo permanentemente de la cuenta.

 

 

Nota: Una vez que se ha eliminado a un usuario, ni el administrador ni quienes comparten documentos con el usuario podrán acceder a los documento que eran de éste.

 

Si un usuario ha sido eliminado por error, su estatus puede ser cambiado haciendo clic en el botón de “Deshacer”, el cual aparece a continuación del logo de iThenticate, inmediatamente después de haber eliminado al usuario. Si el usuario abandona la página de “Administrar usuarios”, dicha eliminación ya no podrá deshacerse.

 

Controlar las habilidades del usuario

 

Las habilidades del usuario siempre pueden ser editadas dentro de su perfil haciendo clic en el botón de “Editar” a la derecha del nombre del usuario.

 

 

El administrador puede alternar entre tres opciones para cada usuario: ¿puede este usuario entregar documentos; puede el usuario compartir carpetas, y será este usuario administrador de cuenta?

 

 

Por ejemplo, si se le restringe a un usuario compartir carpetas, haga clic en el botón de “No” para la opción de “¿Puede el usuario compartir carpetas?”. Para guardar los cambios hechos al perfil del usuario, haga clic en el botón de “Actualizar”.

Buscar a un usuario

 

En el caso de que una cuenta tenga diversos usuarios, podría ser más rápido buscar a un usuario específico utilizando el área de búsqueda. Para encontrarlo dentro de la lista de usuarios, ingrese su nombre en el espacio y haga clic en el botón de ”Buscar”.

 

Grupos de usuarios

 

La pestaña de “Grupos” permite al administrador de cuenta crear grupos de usuarios y añadir usuarios a los grupos desde su perfil de usuario. Esta característica permite al administrador acceder a los usuarios del grupo y rastrear las estadísticas de uso de los usuarios dentro del grupo, al tiempo que se observa la sección de la pestaña de “Informes” de la página de “Administrar usuarios”.

 

Para añadir un grupo nuevo, ingrese el nombre del mismo en el espacio de “Agregar grupo nuevo” y haga clic en “Agregar grupo para informes”, de tal forma que lo adjunte al grupo.

 

 

Una vez creado el grupo, usted puede comenzar a añadir usuarios. Para añadir un usuario, haga clic en la pestaña de “Perfiles” al interior de la página de “Administrar usuarios”. Al lado del nombre del usuario, haga clic en el botón de edición. Al interior del perfil del usuario, use el menú de despliegue del “Grupo para informes” y seleccione el grupo en el cual desea colocar al usuario. Si un usuario no ha sido colocado en un grupo, el mismo será adjudicado a “Grupo: sin asignar” dentro de la pestaña de “Informes”.

 

 

Si deseara eliminar un grupo de reportes en su cuenta, simplemente haga clic en el ícono rojo de la “X” a la derecha del nombre del grupo. Una ventana aparecerá para confirmar si desea eliminar el grupo. Haga clic en “OK” para borrarlo.

 

 

Para cambiar el nombre de un grupo, haga clic en el nombre del mismo.

 

 

Dentro del espacio de “Actualizar nombre del grupo”, haga clic para cambiarlo, ingrese el nuevo nombre y haga clic en “Actualizar nombre de grupo” para guardar los cambios.

 

Informes de utilización de la cuenta

 

El contenido de esta pestaña contiene las estadísticas de la cuenta general, reportes de grupo y reportes individuales de los usuarios. Para ver los “Informes de utilización”, haga clic en la pestaña de “Informes”. La página de “Informes de utilización” lleva el recuento de entregas de documentos hechas por el usuario en los grupos de reporte y el conteo de página acumulado para todas las entregas dentro de cada grupo registrado en la cuenta. Hay cuatro pestañas al interior de los reportes desde las cuales se puede observar las estadísticas de utilización: “Por usuario/grupo”, “Por mes”, “Detalle” y “Rango de fecha acordado”. Estas opciones facilitan que el administrador pueda buscar estadísticas de uso específico o general.

 

 

Haga clic en el nombre de un grupo para ver estadísticas más detalladas de uso de los usuarios al interior del mismo. Para obtener el “Informe de utilización” individual, haga clic en el nombre del usuario dentro de un grupo para abrir una página que indica las entregas de documento; el conteo mensual de páginas, y el total de entregas realizadas por el usuario.

 

 

El administrador de cuenta también puede ver el informe de uso institucional haciendo clic en el nombre de la cuenta que aparece en dorado. Este informe provee un reporte mensual de uso de todas las entregas por parte de los usuarios. También se puede hacer clic en el enlace “Por mes” para tener acceso al reporte del uso mensual.

 

Para ver el uso de cuenta de un lapso específico, haga clic en el enlace de “Establecer rango de fechas”.

 

 

Ingrese una fecha en los espacios designados (el formato es 2016-10-22) o haga clic en el ícono de calendario debajo de “Fecha de inicio” y “Fecha final” para seleccionar una periodo. Una vez que lo haya seleccionado, haga clic en el botón de “Actualizar rango de fechas”.

 

 

El lapso de fechas seleccionado restringe el “Informe de utilización” de la cuenta contemplada y rastrea a todos los grupos cuyos usuarios han hecho entregas dentro de dicho lapso.

 

Compartir carpetas con usuarios


La pestaña de “Compartir” contiene tres formas habilitadas para su cuenta: “Ver solamente las carpetas compartidas por otros usuarios”, “Ver las carpetas de TODOS los usuarios”, o “Ver carpetas de usuarios seleccionados”.

 

Para cambiar el tipo de compartición de la cuenta, haga clic en el botón a un costado del tipo de preferencia que desea y haga clic en el botón de “Actualizar uso compartido”.

 

 

En el caso de que se haya seleccionado “Ver carpetas de usuarios seleccionados”, el administrador de cuenta primero debe elegir cuáles de las carpetas de usuario serán compartidas al interior de la cuenta. Para seleccionar un usuario, haga clic en el recuadro de confirmación del nombre para marcarlo. Las carpetas de este usuario serán, a partir de ese momento, compartidas dentro de la cuenta. Para aplicar los cambios, haga clic en el botón de “Actualizar uso compartido”.

 

 

Nota: Usted puede habilitar/deshabilitar la capacidad de un usuario no administrador de compartir carpetas.

 

Correo electrónico personalizado

 

Los administradores pueden añadir un mensaje personalizado de bienvenida a los nuevos usuarios agregados a la cuenta. Para añadir un mensaje al email de bienvenida, es preciso navegar a la pestaña “Correo electrónico”.

 

 

Para cambiar el asunto del correo, se debe modificar el mensaje en el espacio de “Asunto de correo electrónico personalizado”.

 

Para añadir un mensaje personalizado, simplemente teclee el mensaje en el espacio designado “Mensaje personalizado”.

 

 

Haga clic en el botón de “Establecer mensaje personalizado” para guardar los cambios. Después de haber hecho clic en el mismo, el “Ejemplo de mensaje de correo electrónico de bienvenida” se actualizará con los cambios de texto proporcionando una vista previa del mensaje de bienvenida.

 

 

 

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Last modified
10:43, 19 Dec 2016

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