Conseils pour la numérisation

L'étape Documents numérisés (Scans) permet de numériser les copies papier de vos étudiants, de les enregistrer au format PDF, puis de les transmettre. Nous savons que la numérisation de pages individuelles peut prendre du temps. Consultez nos conseils ci-dessous pour vous aider à optimiser ce processus.

Préparation de la numérisation...

Conseil 1 : comptez combien de pages physiques vous devez numériser avant de commencer. 
Comptez toujours combien de pages physiques vous devez numériser dans chaque groupe. Ainsi, une fois terminé, vous pourrez vérifier le nombre de pages numérisées sur votre ordinateur ou votre application de numérisation et vous assurer que vous n'en avez manqué aucune. Bien que les erreurs soient rares avec la technologie de numérisation moderne, en cas de problème, il est beaucoup plus simple de tout renumériser immédiatement plutôt que de rechercher ultérieurement les pages manquantes. Pour suivre facilement le nombre de pages et d'exercices d'un groupe, nous vous conseillons de regrouper les exercices ayant le même nombre de pages. Conservez à part tous les exercices ayant un nombre différent de pages et numérisez-les en dernier.

Conseil 2 : coupez les coins agrafés des exercices. 
La plupart des exercices de plusieurs pages sont agrafés. Ôter les agrafes avant la numérisation prend beaucoup de temps. Nous vous recommandons de couper tout simplement les coins agrafés. Utilisez pour cela une paire de ciseaux ou un coupe-papier. Si les coins coupés bloquent le scanner, numérisez les papiers à l'envers et utilisez soit le logiciel de rotation intégré au scanner, soit notre paramètre de rotation lorsque les documents numérisés sont transmis vers les exercices manuscrits.

Conseil 3 : imprimez/copiez les copies en recto-verso. 
Si vous devez imprimer ou copier des exercices avant de les numériser, assurez-vous d'utiliser la fonction recto-verso. Vous réduirez ainsi de moitié le nombre de feuilles qui doivent être passées dans le scanner et, par conséquent, vous réduirez aussi de moitié le temps de numérisation par rapport aux exercices en recto uniquement.

Lorsque vous numérisez...

Conseil 4 : utilisez ces paramètres de scanner pour des résultats rapides et de haute qualité.

  • 150 ppp
  • Pas de rotation automatique des pages (vous pouvez faire pivoter les pages si nécessaire)
  • Pas de suppression de page vierge (vous pouvez supprimer les pages vierges si nécessaire)

Conseil 5 : numérisez plusieurs exercices en une fois. 
Lors du processus d'évaluation, vous pouvez transmettre un PDF contenant le travail de plusieurs étudiants. Paper to Digital peut alors diviser les pages en copies individuelles. Vous n'avez ainsi pas besoin de numériser le travail de chaque étudiant et de l'enregistrer individuellement avant de l'évaluer.

Conseil 6 : transférez automatiquement les documents numérisés vers un emplacement centralisé. 
L'envoi de vos documents numérisés vers Google Drive ou autre emplacement centralisé pratique accélère le processus d'organisation et de transmission de vos fichiers vers l'exercice. Vous pouvez éventuellement accorder l'accès à tous les assistants d'enseignement susceptibles de vous aider dans votre tâche.

Conseil 7 : numérisez les exercices en recto-verso. 
Nous vous recommandons de numériser en recto-verso si vous avez imprimé ou copié des exercices en recto-verso. Il est en effet nécessaire de tout numériser, même les informations que les étudiants écrivent éventuellement au dos de leurs feuilles.

Conseil 8 : travaillez en équipe ! Plusieurs membres de l'équipe peuvent contribuer au processus. 
Si des assistants d'enseignement ou d'autres personnes vous aident, travaillez à la chaîne et attribuez des rôles. Ainsi, une personne peut couper les coins agrafés, une autre peut numériser les feuilles et ré-agrafer les exercices, puis une troisième peut vérifier les fichiers PDF. En fonction du nombre de vos assistants, vous pouvez appliquer ces rôles à votre flux de travail ou même utiliser plusieurs scanners en parallèle pour accélérer le processus de numérisation.

Conseil 9 : numérisation et transmission via mobile.

Bien que les exercices manuscrits ne prennent pas en charge la numérisation et la transmission via une application mobile, vous pouvez utiliser des applications tierces pour prendre des photos des exercices et les transmettre à votre appareil. En fonction de votre appareil, vous pouvez utiliser les applications mentionnées ci-dessous pour prendre des photos des exercices des étudiants, puis les convertir en PDF. Lorsque vous avez pris la photo, enregistrez-la au format PDF et transmettez-la vers l'emplacement de votre choix.

Pour numériser à l'aide d'un appareil mobile iOS : 

Pour numériser à l'aide d'un appareil mobile Android :

Après la numérisation...

Conseil 10 : agrafez à nouveau les exercices après les avoir numérisés. 
Si vous avez retiré les agrafes des exercices avant la numérisation, nous vous recommandons de les ré-agrafer une fois la numérisation terminée. Cette étape est très utile si vous souhaitez revenir en arrière et réviser la copie papier de l'examen.

Conseil 11 : procédez au codage chromatique ou à la numérotation de vos groupes d'examens. 
Une fois qu'ils ont été numérisés, vous pouvez différencier les groupes d'exercices en apposant un morceau de papier coloré ou un numéro sur chacun. Vous pourrez les consulter plus facilement.

 

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